Мини АТС Panasonic - инструмент оптимизации бизнес-процессов

Сегодня вряд ли можно себе представить современный офис без учрежденческой станции. И, учитывая, массовую распространенность в это среде мини АТС Panasonic, рассмотрим основные функции офисной телефонии.

Основным назначением любой мини АТС является распределение входящих и исходящих вызовов. А также внутренняя связь между сотрудниками. Существует несколько разных алгоритмов распределения входящих вызовов.

Первый, не самый популярный, это направить вызов по определенному номеру определенному абоненту. Но, учитывая, что предоставить каждому сотруднику индивидуальный городской номер дорогое удовольствие, входящий вызов по определенному номеру можно направить на группу абонентов. Так, например, в организации, у каждого отдела собственный городской номер, а индивидуальные номера имеют директора предприятия, и то, направленные на личных секретарей.

Если имеется всего один городской номер и несколько линий (многоканальный номер), а в офисе работают несколько сотрудников, рекомендуется вызов направить на офис-менеджера. В этом случае, офис-менеджер совмещает функции секретаря, переключая входящие вызовы на сотрудников. Для этих целей секретарю устанавливается системный телефон Panasonic, позволяющий переключать вызовы, приходящие на мини АТС Panasonic, одним нажатием на кнопку быстрого набора, а также позволяющий видеть занятость абонента. Довольно распространенный способ не только для мелких фирм, но и для средних предприятий.

Если многоканальный телефон принадлежит большому офису, состоящему из более двадцати сотрудников, то рекомендуется использовать автоматизированного секретаря, который приятным женским голосом предложит набрать внутренний номер сотрудника. При этом, каждый сотрудник офиса у себя в контактах, например в визитке, указывает добавочный номер. Здесь возможны различные варианты и многоуровневое меню, которое позволяет реализовать АТС Panasonic. Например, доступны для набора короткие номера, когда предлагается для отдела бухгалтерии набрать «три», а для отправки факса, нажать «четыре». В многоуровневом меню, которое используют провайдеры телефонии и крупные сall-центры, для разгрузки операторов можно узнать необходимую информацию в автоматическом режиме, следуя указаниям интерактивного голосового меню. Многим это не нравится, и это справедливо. Люди хотят живого общения. Но эффективность автосекретаря подтверждена многолетним опытом и от этого не откажутся. Такая схема распространяется, все больше и больше, не только в крупных организациях, но и в среде малого бизнеса.