Электронный документооборот

Любое современное предприятие подразумевает наличие документов различной важности. Талантливый руководитель может принимать оперативные решения и выстраивать правильную стратегию развития, но большинство мероприятий будут сопровождаться дополнительно документальным оформлением.

Правильно организованный документооборот предприятия гарантирует наиболее эффективное использование накопленной информации, ее сохранность и структуризацию. Отсутствие возможности вовремя воспользоваться нужной информацией может не только сбить рабочий ритм, но и привести к потере финансовых средств. Со временем каждое предприятие сталкивается с необходимостью организации и систематизации всех имеющихся документов, которые касаются деятельности фирмы. Наиболее удачный способ правильно и максимально удобно организовать работу предприятия - использовать электронный документооборот.

Бизнес делится по сферам деятельности, но если классифицировать всю хранящуюся информацию компании, условно ее можно будет разделить на бумажные документы и документы в электронном виде. Статистика приводит следующие цифры:
- хранение информации в бумажном виде - около 70%;
- хранение информации в электронном виде - около 30%.

Естественно, рано или поздно компании столкнуться с переполнением информации на бумажных носителях, для хранения которой потребуется выделять дополнительные площади. Прогнозы на ближайшее будущее пророчат, что делопроизводство будет организовано так, что большая часть информации будет храниться в электронном виде.

Насколько это удобно и прогрессивно, можно судить уже сейчас. Данная отрасль очень активно развивается в последнее время, рынок программного обеспечения уже сейчас может предложить клиентам достаточно широкий выбор разных продуктов.

Грамотная организация делопроизводства на современном предприятии будет включать в себя движение документов в электронном виде не только между пользователями, но и между разными подразделениями компании. Физически документы не будут перемещаться (останутся храниться на сервере), а фактически будет производиться передача прав на их использование с последующим контролем.

Возможность осуществлять мероприятия данного рода позволит интранет, который можно охарактеризовать, как миниатюрный Интернет для каждой организации. Для сотрудников фирмы персональная Интернет-сеть будет представлена в качестве клиент-сервера с ограничениями в виртуальном пространстве. Чтобы воспользоваться электронной системой, необходимо будет произвести вход, воспользовавшись любым из Интернет-браузеров.

Корпоративный портал предоставит возможность ознакомиться с новостями компании, воспользоваться базой данных и файлов, даже пообщаться внутри сети. Отличительной чертой частных порталов является ограничение прав в доступе к внутренней информации фирмы, благодаря этим мерам можно максимально защитить всю финансовую информацию от посторонних пользователей. Наиболее усовершенствованные порталы позволяют выделять виртуальное место для индивидуальной и коллективной разработки новых проектов. Такое рабочее пространство предоставляет возможность пользоваться общим хранилищем документов с контролем версий, системой управления задач и групповым календарем.

Дальнейшая эволюция позволила использовать данные, расположенные в различных хранилищах корпоративной сети, и пользоваться несколькими приложениями в одном интерфейсе.